会議の前って、なんとなくソワソワしませんか？ 「資料はこれで足りるかな…」 「何を話せばいいんだろう…」 「当日、急に振られたらどうしよう…」 こういう不安があると、会議が始まる前から疲れてしまいますよね。 でも実は、会議であわてる人ほど、能力が足りないわけではありません。 ただ単純に、準備の順番を知らないだけなんです。 会議の準備は、やることを整理してしまえば難しくありません。 むしろ、事前に整えておくだけで
- 話がまとまりやすくなる
- 時間が伸びなくなる
- 「結局なにが決まったの？」が消える
こうした変化が起きて、会議そのものがぐっとラクになります。 この記事では、会議前にやるべき準備を「主催者」「参加者」それぞれに分けて、チェックリスト形式でわかりやすくまとめます。 会議が苦手な方でも、読みながらそのまま真似できるようにしていますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
会議の準備が重要な理由（準備不足だと起きること）
会議は、始まってから立て直すのが難しい場です。 なぜなら、ひとたび話がズレると、そのまま脱線したまま時間だけが過ぎやすいからです。 準備が足りないまま会議を始めると、よくあるのが次の3つです。
1.話が散らかって、時間だけが溶ける
「結局、何の話だっけ？」が増えると、会議は一気に長引きます。 論点が定まらないまま意見が出るほど、会話が横に広がって収拾がつかなくなります。
2.決まらない・持ち帰りが増える
本来決めるための会議なのに、材料が揃っていないと結論が出ません。 結果として「じゃあ次回までに調べます」が増え、会議が会議を呼ぶ状態になります。
3.「誰が何をするか」が曖昧になり、あとで揉める
会議が終わった直後は、みんな「なんとなく理解した気」になりがちです。 でも担当・期限が決まっていないと、数日後にこうなります。 「え、それ私がやるんでしたっけ？」 「いや、そっちだと思ってました…」 準備が整っている会議は、誰が何をするのかが明確です。 最初から話す順番とゴールが見えているので、安心して意見が出せます。 だからこそ会議は、当日頑張るより、前日までの準備で勝負が決まります。
まず最初にやるべき準備（結論：目的を決める）
会議の準備でいちばん大事なのは、資料を作ることでも、発言を完璧に用意することでもありません。 最初にやるべきは「この会議で何を達成するか」を決めることです。 ここが曖昧なままだと、どれだけ話してもまとまりません。 逆に、目的がハッキリすると、会議は驚くほどラクになります。
会議の目的を1行で言えるようにする
まずは、目的を1行にします。 ポイントは、「いい感じに話す」ではなく、何をどうする会議かまで入れることです。 ＜例＞
- 新LPのデザイン案をA案/B案のどちらにするか決める
- 来月のキャンペーン施策を 実施するか・しないか判断する
- クレーム対応の方針を関係者で統一する
これが言えない会議は、ほぼ確実に長引きます。
ゴール（決めること）とアジェンダ（話す順番）を分ける
会議が散らかる原因のひとつが、「何を決めたいのか」と「何を話すのか」が混ざってしまうことです。 ゴール＝最後に決めたいこと（結論） アジェンダ＝結論にたどり着くための話す順番 例えばゴールが「A案/B案を決める」なら、アジェンダはこんな感じでOKです。
- 現状の課題確認（5分）
- A案のメリット/懸念（10分）
- B案のメリット/懸念（10分）
- 判断基準の確認→決定（5分）
この整理だけで、会議の迷子が激減します。
参加者を絞る（関係者全員は事故りやすい）
会議は、人が増えるほど難しくなります。 なぜなら、意見が増えるだけでなく、前提説明や脱線も増えるからです。 目安としてはこう考えるとスムーズです。
- 決める人（決裁者）
- 進める人（担当者）
- 影響を受ける人（必要最低限）
「とりあえず呼んでおくか」で増やさない。 これだけで、会議の濃度が上がります。
【主催者向け】会議準備のやることチェックリスト（前日まで）
主催者の準備は、「完璧に仕切る」ことではありません。 会議がスムーズに進むように、土台を整えるだけで十分です。 ここでは、前日までにやっておくと安心な準備をチェックリストでまとめます。
アジェンダを作る（テンプレでOK）
まずはアジェンダです。 凝ったものは不要で、最低限これだけあれば会議は回ります。
- 今日の目的（1行）
- 議題（話す順番）
- 各議題のゴール（決める／確認する／アイデア出し）
- 時間配分（ざっくりでOK）
時間配分が入るだけで、脱線しにくくなります。
事前資料は「多すぎない」が正解
資料は、作り込みすぎると読まれません。 大事なのは情報量より、迷わず判断できる材料が揃っていることです。 おすすめはこの形です。
- 結論（たたき台）
- 理由（根拠や背景）
- 判断したいポイント（論点）
もし資料が長くなるなら、冒頭に「要点3つ」を置くだけで伝わり方が変わります。
共有タイミングを決める（できれば前日まで）
会議当日に資料が出ると、会議時間が「読む時間」になります。 可能なら 前日まで、遅くとも開始前には共有しておくのが安心です。 「読んできてください」ではなく、どこを見てほしいかを一言添えると読まれやすいです。 ＜例＞ 「2ページ目の比較表を見た上で、A/Bどちらが良いか考えてきてください」
決裁者（最終的に決める人）をハッキリさせる
会議が長引く最大の原因は、実はここです。
- その場で決められるのか
- 誰が最終決定するのか
- 何をもって決定とするのか（多数決？決裁者判断？）
これが曖昧だと、いくら話しても「持ち帰ります」で終わります。 最初に決めておくだけで、会議の終わり方が締まります。
役割を決める（主催者が全部やらない）
主催者が抱え込むと、会議中に余裕がなくなります。 最低限、次の役割を決めておくとラクです。
- 司会（進行）
- タイムキーパー（時間管理）
- 議事録（決定事項とToDoだけ）
全員が黙ってしまう会議も、役割があるだけで動きやすくなります。
会議室・オンライン環境を整える（地味に効く）
当日の「小さな詰まり」が積み重なると、会議は一気に疲れます。
- 会議室予約／座席数
- 投影できるか（HDMIなど）
- オンラインURL・画面共有
- マイク・音声テスト
- 必要なら録画の可否
特にオンラインは、音声が不安定だと内容が頭に入らなくなるので要注意です。
会議時間は短めに取る（最初は30分で区切る）
会議は、時間が長いほど集中力が落ちます。 最初から1時間取るより、「30分で一度区切る」ほうが結果が出やすいです。 短く設計すると、自然とこうなります。
- 余計な話が減る
- 迷ったときに論点に戻りやすい
- 決める会議になりやすい
会議の時間も事前に共有しておくことが大切です。
【参加者向け】会議準備のやること（当日あわてない）
会議が苦手な人ほど、「何か言わなきゃ」と身構えてしまいがちです。 でも参加者の準備は、完璧な発言を用意することではありません。 会議の目的を理解して、自分の意見を少しだけ形にしておく。 これだけで、当日の安心感がまったく変わります。
まずは「何を決める会議か」を確認する
参加者が最初に見るべきは、資料の細部ではなくここです。
- 今日の会議の目的（1行）
- 最後に決めたいこと（ゴール）
- どこが論点になりそうか
これが掴めるだけで、話の流れに置いていかれにくくなります。
自分の意見は「結論→理由」でメモしておく
その場で考えながら話すと、言葉が迷子になりやすいです。 なので、メモは短くてOK、型だけ作っておくのがコツです。
- 結論：私はA案が良いと思います
- 理由：◯◯のリスクが低いからです
- 根拠：過去の数値／現場の声／期限など
この3点セットがあるだけで、発言が一気にラクになります。
質問を3つ用意する（発言のハードルが下がる）
「意見が言えない…」という人でも、質問なら出せます。 むしろ、良い質問は会議の質を上げます。 ＜例＞
- 今日、最終的にどこまで決める予定ですか？
- 判断基準は、コストと品質どちらを優先しますか？
- この案のリスクは何で、誰がケアしますか？
質問が3つあると、当日に振られても落ち着けます。
想定される反論を1つだけ準備しておく
会議で止まりやすいのは、「その案いいけど、ここが不安」で止まる瞬間です。 なので、あらかじめ反論を1つだけ想定しておくと強いです。 反論（懸念）： このスケジュールだと、制作が間に合わない可能性はありませんか？ 対案（落とし所）： 今日は「方向性（A案でいく）」だけ決めて、細かい仕様と日程は担当が明日までに再見積もり→次回5分で確定しませんか？ 否定ではなく前に進める形にすると、場の空気も悪くなりません。
必要なら「自分の役割」を確認しておく
参加者として何を期待されているかがわからないと、不安になります。 特に次のどれに近いかを掴んでおくと楽です。
- 決める人（決裁者寄り）
- 現場の情報を出す人（担当者）
- 影響範囲を確認する人（関係者）
自分の立ち位置がわかると、「何を話せばいいか」も自然に見えてきます。
会議当日にやること（進行がスムーズになるコツ）
準備ができていても、当日の進め方で会議は大きく変わります。 逆に言うと、当日は難しいことをしなくても大丈夫です。 ポイントは、
- 「迷子にしない」
- 「決めて終わる」
この2つだけです。
最初に「今日決めること」を30秒で確認する
会議の冒頭で、まずこれを言います。
- 今日の目的（1行）
- 最後に決めること（ゴール）
- 使える時間（何分か）
この3つが共有されるだけで、脱線が減ります。 参加者も「何を意識して聞けばいいか」が分かるので、発言もしやすくなります。
議題ごとに「今は何の話か」を戻しながら進める
会議が長くなるときは、たいてい話題の混線が起きています。
- 目的の話
- 手段の話
- 優先順位の話
- 感情の話（不満・不安）
全部が同時に出ると、まとまりません。 なので、迷ってきたら一度これで戻します。 「今は、A案/B案を決めるために、メリット・デメリットを整理しています」 この一言が入るだけで、会話が整います。
脱線したら「別枠」に逃がす（会議を止めない）
脱線は悪ではありません。 ただ、脱線をそのまま追いかけると時間がかかります。 おすすめは、別枠として扱うことです。 「その話、大事なので後で5分取ります」 「別件としてメモして、終盤に回します」 「担当が後で確認して共有します」 これで、会議の流れを止めずに済みます。
時間配分は「残り何分」を口に出すだけで守れる
タイムキーパーがいるなら最高ですが、いなくてもできます。 「この議題、残り5分です」 「あと2分で方向性だけ決めましょう」 時間は、意識した瞬間に締まります。 逆に、誰も言わないと無限に伸びます。
最後は「決まったこと／決まってないこと」を分けて確認する
会議の終わりがぼんやりすると、翌日から混乱します。 なので終了前に、必ずこの2つを整理します。
- 決まったこと（結論）
- 決まってないこと（宿題・追加検討）
たったこれだけで、「結局どうなった？」が激減します。
ToDoはその場で確定する（担当・期限まで）
会議が終わった瞬間、人はすぐ忘れます。 だからToDoは、その場で確定が鉄則です。
- 何をするか
- 誰がやるか
- いつまでにやるか
- 共有先（どこに出すか）
ここまで決めて初めて、会議が前に進みます。 会議で緊張する方は、以下記事も参考にしてみてください。 関連記事：会議で緊張するときの対処方法！事前準備が重要
議事録（メモ）までが準備の一部｜会議後にやること
会議が終わった瞬間はまとまった気がしますが、数時間後にはこうなりがちです。 「え、結局どう決まったんだっけ？」 「誰がやるんだっけ…？」 だからこそ、会議後のひと手間が大事です。 ここが整っていると、会議の価値がちゃんと仕事につながります。
議事録は「結論・理由・ToDo」だけでOK
議事録を完璧に書こうとすると、しんどくなります。 必要なのは、細かい発言の再現ではなく、次に進める情報です。 最低限、これだけあれば十分です。
- 結論（何が決まったか）
- 理由（なぜその結論か）
- ToDo（誰が・いつまでに・何を）
逆に言うと、この3つが抜けた議事録は「読んでも動けない」ので意味が薄くなってしまいます。 関連記事：打ち合わせ議事録でビジネスを効率化！効果的な活用法
共有が遅れると、会議の価値が落ちる
議事録は、鮮度が命です。 時間が経つほど、人の記憶はズレます。 理想は、
- 会議後すぐ（当日中）
- 遅くとも翌営業日の午前中
このくらいのスピードで共有することが重要です。 内容が完璧じゃなくてもいいので、まず決まったことだけでも出してしまうほうが、結果的に親切です。
「決定事項」と「宿題（未決）」を分けて書く
会議後に揉める原因の多くは、ここです。
- 決定事項なのか
- ただの案なのか
- 保留なのか
この区別が曖昧だと、受け取った人が勝手に解釈して動いてしまいます。 議事録には、見出しで分けるだけでOKです。
- 決定事項
- 未決（追加確認が必要）
- ToDo
これだけで、誤解が減ります。
次回があるなら「次回のアジェンダのタネ」を残す
会議を「その場で終わらせない」ために、最後にこれを残しておくと強いです。
- 次回までに確認すること
- 次回決めること
- 次回必要な資料
こうしておくと、次回の会議がゼロから再スタートになりません。 毎回同じ話を繰り返す会議も減ります。 関連記事：会議・打ち合わせ後のお礼メールで差をつける！好印象を与えるポイントと例文
会議がうまくいかないときは「場所・環境」に原因があることも
会議が噛み合わないとき、つい「人」や「内容」を疑ってしまいます。 でも実は、場所や環境が原因で集中できていないケースも少なくありません。 準備ができているのに会議がうまくいかないときは、一度ここも見直してみてください。
会議室のストレスは、想像以上に集中力を削る
たとえば、こんな状況は集中力が削がれます。
- イスが硬くて落ち着かない
- 机が狭くて資料を広げられない
- 暑い／寒い／換気が悪い
- 隣の部屋の音が気になる
話の中身以前に、体が落ち着かないと頭が回りません。 「議論が浅い」「反応が悪い」と感じるときほど、環境が足を引っ張っていることがあります。
オンライン会議は「音」と「映像」で疲れ方が変わる
オンライン会議で一番の敵は、内容ではなく聞き取りにくさです。
- 音が途切れる
- マイクが遠い
- 反響して聞こえる
- 誰が話しているか分からない
これがあるだけで、参加者は話を理解するのに体力を使ってしまいます。 最低限、会議前にこれだけ確認すると安心です。
- マイクテスト（雑音が入らないか）
- 画面共有の確認（資料が読めるサイズか）
- カメラON/OFFの方針（必要なら最初に宣言）
- 通信が不安なら有線や場所移動
会議の内容が良くても、環境が悪いと成果は出にくいです。 逆に言うと、環境が整うだけで「会議がラクになった」と感じることも多いです。 関連記事：【完全版】オンライン会議のビジネスマナー10選｜信頼を得る振る舞いと好印象のコツ
まとめ
会議の準備は、難しいことをする必要はありません。 大事なのは、順番を間違えないことです。
- 目的を1行で決める
- アジェンダと時間配分を作る
- 主催者は「決裁者・役割・資料共有」を整える
- 参加者は「結論メモと質問3つ」で十分
- 当日は「決めること」を確認して、ToDoまで確定する
- 会議後は「結論・理由・ToDo」だけ共有する
ここまでできれば、会議はなんとなくやるものから、短くて、決まって、前に進む時間に変わります。 もし今、「会議の準備が苦手だな」と感じているなら、今日からは全部やろうとせず、まずは 目的を1行にするところだけでも試してみてください。 それだけで、会議の空気が驚くほど整い始めます。
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