毎回会議がうまく進行できない
会議の時間が無駄に感じる・・・
失敗する会議の特徴を知りたい
会議が無駄な時間に感じていませんか？せっかく時間を使って会議をするので、有意義な時間にしたいですよね。
会議が無駄だと感じることは、誰もが経験することです。
無駄だと感じる原因を明らかにして、改善策を考えましょう。
そこで、今回は失敗する会議の特徴を10個紹介します。
失敗する会議の特徴を知ることで、改善策がわかり、会議の質を高めることができます。
目次
失敗する会議の特徴10選
失敗する会議の特徴を10個紹介していきます。
とくにファシリテーター(会議をスムーズに進行させるための「かじ取り」を行う人)は、失敗する会議の特徴をしっかりと理解し、話し合いを円滑に進めるように準備をしましょう。
1.目標が決まっていない
目標が決まっていない会議は失敗してしまいます。
目標が決まっていないと、参加者が何について話せばいいかわからず、まとまりがなくなってしまいます。
会議でどのようなことを決定したいのか、目標を事前に共有をすることが重要です。
2.人数が合っていない
会議に参加する人数が合っていないと、会議が円滑に進行しません。
参加者が多すぎる会議は、意見の行き違いが多くなります。
逆に少なすぎると多様性に欠けてしまいます。
会議の内容に合った適切な人数で会議をすることで、質の高い話し合いが可能です。
3.準備不足
準備不足の会議は、話しが噛み合わず時間がかかり、スムーズに話し合いができません。
必要な資料や情報を共有しておかないと、議題に対する理解が不十分になってしまいます。
会議の目標・議題に合わせた資料や情報を事前に共有しておくことで、参加者の理解が高くなり質の高い話し合いができるようになります。
4.議題が決まっていない
よくある失敗の例で、議題が決まっていない会議があります。
議題が決まっていないと、話しが逸れやすく、まとまりません。
また、会議が長時間になりやすいので注意が必要です。
会議を始まる前に議題を共有し、話しが脱線しそうになったときは議題を再確認するようにします。
議題が明確な会議は、時間も短く、意思決定のスピードも早いです。
5.上司・一部の意見が強い
上司や特定の人の意見が強すぎると、会議をする意味がなくなります。
他の参加者の意見が出づらくなり、新しい視点や提案が抑制されてしまいます。
立場が上の人は、参加者が意見しやすいような雰囲気を作ることが重要です。
6.時間管理ができていない
時間管理ができていない会議は、延々と続いてしまいます。
議題ごとに時間を区切り、メリハリのある話し合いを心がけてください。
時間管理がしっかりしていると、参加者が集中できる会議を行えます。
7.参加者のモチベーションが低い
参加者のモチベーションが低い会議は、何度やってもうまくいきません。
- 会議時間が長い
- 意見が言えない雰囲気
- ただの報告会になっている
- 会議の目的・議題が不明瞭
このようにモチベーションが下がる原因はさまざまです。
参加者のモチベーションが低いと思ったら、原因を特定して改善するようにしてください。
8.意見が出ない
議題について意見が出ない会議は失敗します。
参加者が率直なフィードバックをしないと、問題の解決が遅れてしまいます。
「意見をしやすい会議になっているか？」
「意見を言う人を会議に参加させているか？」
「議題に対して準備ができているのか？」
問題点がある場合は改善が必要です。
9.行動に移れない
会議をしたあとに行動に移られない場合は、話しがうまくまとまっていません。
会議では問題解決の意思決定をして、具体的な行動計画や責任者を決定する必要があります。
議題が実行に移されない場合は、会議をする意味がなくなってしまうので、最終的に行動を移せるような流れを作る必要があります。
10.会議室が適切ではない
適切な会議室を使わないと、会議が円滑に進みません。
会議室の広さ、テーブルレイアウト、設備など、会議する上で必要なものが揃っているか確認します。
会議の目的に合わせて、使いやすい会議室を選ぶことが重要です。
成功する会議の特徴
会議をするときに、特に重要なことは以下の4つです。
- 目標・議題が明確になっている
- 会議に適切な参加者を選定している
- 会議後に行動に移せている
- 適切な会議室で打ち合わせができている
会議をする前に、それぞれ確認をして参加者に共有をするようにしましょう。
1.目標・議題が明確になっている
会議の目標と議題が明確な会議は、スムーズに話し合いができます。
目標と議題が決まっていれば、時間短縮にもなり、モチベーションを高く保って会議ができます。
2.会議に適切な参加者を選定している
会議の参加者に、適切な人材が選定されているとスムーズに話し合いができます。
責任者だからといって、全員を参加させてしまうと、延々と関係のない話しを聞かされてしまう人が出てきます。
会議の目標、議題に合った人材を選定するようにしてください。
適切な人材を選定することで、意思決定のスピードも早くなり、会議の質も上がります。
3.会議後に行動に移せている
会議後に具体的な行動計画が立てられ、責任者が明確に決定されていれば、次の会議で検証と改善ができるようになります。
会議で決めたことを実行できるようにすることが重要です。
やるべきことをできるだけシンプルにし、誰もが理解しやすいように明確にしておきます。
4.適切な会議室で打ち合わせができている
適切な会議室で打ち合わせをすることで、質の高い会議ができます。
会議の目的に合わせた会議室を用意して、設備なども適切な物を選ぶようにします。
自社の会議室で難しい場合は、貸会議室を利用することで、目的に合った会議を行うことが可能です。
関連記事：人数別に必要な会議室の広さを紹介！使い方にあったレイアウトも合わせて解説
関連記事：会議室のレイアウト6選！特徴を理解すると目的にあった会議をスムーズに進められる
まとめ
この記事では、失敗する会議の特徴を紹介してきました。
失敗する会議の特徴を理解して、有意義な会議を行えるように改善をして行くといいでしょう。
なんとなく会議をしているだけだと、時間ももったいないですし、参加者にストレスもかかります。
もし、改善をして行き、会議が必要ないとわかったら、思い切って会議をなくしてしまうことも必要です。
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